Immer mehr Unternehmen nutzen die unternehmensweite Suche „Enterprise Search“, um ihren Mitarbeitern schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen zu ermöglichen.
Diese Technologie durchsucht und konsolidiert Daten aus unterschiedlichen Quellen wie Intranets, CRM-Systemen oder Datenbanken und steigert so die Effizienz im Arbeitsalltag. Dennoch bringt der umfangreiche Zugriff auf Unternehmensdaten auch datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich, insbesondere hinsichtlich der Zugriffsrechte und Berechtigungen der Mitarbeiter.
Damit bei der Einführung einer Enterprise Search die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, ist es essenziell, bestehende Berechtigungskonzepte zu respektieren. Mitarbeiter sollten nur auf Daten zugreifen können, die ihnen auch in den Quellsystemen zugänglich sind. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass keine unbefugten Personen auf sensible Informationen zugreifen können.
Die Umsetzung einer Enterprise Search erfordert daher eine sorgfältige Planung, die vorzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten sowie die Berücksichtigung technischer und organisatorischer Maßnahmen im Sinne der DSGVO. [MAG]
Quellenangabe:
- Artikel: „Enterprise Search & Datenschutz: Worauf Unternehmen achten sollten“, abgerufen am 24.09.2024 unter https://www.dr-datenschutz.de/enterprise-search-datenschutz-worauf-unternehmen-achten-sollten/
Autorin:
María Aguilar [MAG], Mitarbeiterin im Datenschutz